こんにちは、さとむぎ夫婦のさっとんです。
日々の仕事や日常がこんなことになっていませんか？
- 「毎日残業に追われて自分の時間がない」
- 「スケジュール通りに進まなくていつも時間に追われている」
- 「時間のなさに焦ってしまって、できることもうまくできない」
思い当たるところがあるあなた、この記事を読むことを強くおすすめします。
5年前までのさっとんは、まさに上に書いた状態でした。
月60時間以上は残業するし、なぜかいつも焦っているし、仕事もうまくいかないし、プライベートの時間も少ない。
そんなさっとんが、今では残業を0にし、有休もほとんど消化、それでもゆとりを持って仕事ができています。
それに、家族の時間も自分の時間もしっかりとって、本当に充実した日々を過ごせています。
そこで今回、どうやって上手く時間を活用できるようになったのか、時間管理の実践方法を紹介します。
時間が上手く使えるようになると本当に良いことしかありません！
まずは、時間管理をすることで得られることを紹介するので、時間の使い方が上手なあなたを想像してわくわくしながら、記事を読み進めてください。
時間管理で得られる5つのこと
上手く時間を活用できる人になると、人生を大きく変えることができます。
その中でも特に人生を好転させてくれる5つのことを紹介します。
①毎日を心穏やかに過ごせる
ひとつめは、毎日を自分のペースで過ごせるので、心穏やかに生活を送れることです。
時間管理ができないと、時間に追われて心が休まらないうえに、いつも何だかそわそわ焦っている状態になります。
しかも忙しさのストレスで人当たりが悪くなったりすると、人間関係にまで影響をおよぼします。
時間管理ができれば、毎日ゆったりと落ち着いた気持ちで過ごせ、時間に追われて冷や汗をかき続ける毎日から解放してくれます。
②好きなこと・やりたいことに時間を使える
ふたつめは、仕事でもプライベートでも本当に自分がしたいことに時間が使えることです。
時間に追われている人は、1日がタスクばかりで時間の余白がなく、ただただ作業をこなした毎日になりがちです。
また、残業ばかりだとプライベートの時間がなくなって、仕事以外はご飯を食べて寝るだけになってしまいます。
1日は24時間と限られているので、時間を有効活用できるようになることで、自分が本当にしたいことの時間を増やすことが可能です。
③周囲からの信頼が高くなる
みっつめは、時間を守れる人になるので、周囲からの信頼があがります。
時間管理ができると、約束の時間に遅れないとか、仕事の納期を守るとかが当たり前にできます。
時間にルーズな印象を持たれると、本当の意味で信頼を得ることは困難です。
たった5分でも、毎回遅れてくる人は頼りにできません。
仕事で評価されたいとか、好きな人に好かれたいなら、時間管理はめちゃくちゃ重要です。
④成果を出しやすくなる
よっつめは、ゆとりを持った行動ができるようになるので、成果を出しやすくなります。
時間に追われていると、何とか仕事を間に合わせたり、特別な日の予定をぎりぎりで決めたりしてしまいます。
間に合えばまだ良いですが、遅れたり、予定を決められなかったりしたら成果を出すどころではありません。
時間に余裕があることで、今の仕事の成果を高めるために何をするかを考え実行することができます。
また、大切な人のために、その人を想った素敵な1日を計画することが可能になります。
⑤人生が豊かになる
最後は、時間持ちになることで、人生を大きく変えることができます。
心が穏やかになり、本当にしたいことができて、周囲からも信頼され、きっちりと成果をあげられれば、素敵な人生になると思いませんか？
幸せな人生は人によって違いますが、時間に追われている人が幸せな可能性は限りなく低いです。
時間を上手く使えることで、自分の人生を豊かにすることができます。
このように時間管理は、大きく人生を動かす力があります。
しかも誰でもできるようになれて、いつからでも実践できる方法です。
ぜひ、時間管理の力をあなたも手に入れてください。
時間管理が苦手な人の5つの特徴
時間管理の方法の紹介の前に、時間を上手く管理できていない人の特徴を5つ紹介します。
何でつまずいているかを知ることで改善点が見えてくるので、当てはまるところがあるかチェックしてみてください。
①時間が有限だと認識できていない
お金が無限にあるって答えられる人ってまずいませんよね。
それと同じで時間も無限ではありません。
1日24時間と使える時間は限られていますし、お金と違って時間は放っていても確実に減っていく貴重な資源です。
この感覚を持っていない人は、時間はいつまでもあるように行動してしまいがちで、時間を浪費する傾向が強いです。
お金も管理しないと無駄遣いしてしまうのと同じで、時間もしっかりと管理することが重要です。
時間管理が苦手な人はお金の管理もダメって人が多いですが、時間管理が身につけばお金の管理も身につきますよ。
②優先順位をつけられていない
仕事やプライベートで何からすべきかの優先順位をつけられていないと時間管理が上手くいきません。
特に仕事では、やりたいことからしていたり、いろんな仕事を同時にしようとしたりして失敗していることが多いです。
またプライベートでも、その時その時で家事や用事の優先順位があるはずです。
何を優先してすべきかを考える癖をつけておかないと、全くやらなくても良いことに時間を費やしてしまうこともあります。
時間は有限、1日にできる行動量に限界があるので、優先順位を決めることはとても大切です。
③時間感覚がずれている
時間感覚のずれは2つのパターンがあります。
ひとつは、30分たったとか、1時間たったという時間経過のずれです。
自分では30分だと思っていたのに1時間過ぎていたとなると、その時点で予定が30分ずれてしまいますね。
これがひとつめのパターンです。
もうひとつは、作業時間の見積もりのずれです。
この業務は30分でできると思って実施したのに、2時間かかってしまった場合がこのパターンに当てはまります。
そもそも作業時間を想定せずにしている場合も同じです。
どちらも思っていたより早かったなら問題ないのですが、遅いと大きな問題ですね。
いずれも修正は可能ですが、ひとつめのパターンの方が改善は大変です。
④スケジュールを決めていない
時間管理が苦手な人に限って、スケジュール管理をしていない人が多いです。
手帳やアプリでスケジュールを記録していなかったり、タスクは書いてあるけど期日を決めていなかったりすると、抜けや漏れが発生しやすくなります。
人は忘れる生き物なので、スケジュール管理はツールに頼った方が楽です。
何をしないといけないかを何回も考えていては、それだけで頭が疲れてしまいます。
本当に考える必要があることに脳の余力を残しておくことが大切なので、スケジュールを決めて記録することで脳の負担が大きく減ります。
⑤あまり人に頼らない
自分で何でも解決しようとする人も時間管理が苦手なことが多いです。
仕事の進め方がわからなかったり、家事のやり方がわからなかったりした時に、全て自分でしようとする人はなかなか進みません。
一度自分でしてみることは大切ですが、進め方でつまずいたなら、誰かに頼った方が早いです。
仕事であれば上司や同僚に聞いてみたり、家事であれば得意な人に聞いてみたり、すでに答えを持っている人に頼ると解決することはたくさんあります。
今はリアルな人間関係だけでなく、SNSやブログを活用して多くの情報を得られるので、相談するのが苦手な人も頼る方法はありますね。
あなたは、いくつ当てはまりましたか？
時間管理が苦手な原因がわかると対処もしやすいです。
ここから、時間管理の方法を紹介するので、特に自分自身が苦手な部分が改善できる方法を実践していきましょう。
時間管理ができるようになる5ステップ
上手く時間を活用できる人になるための実践方法を5つのステップに分けて紹介します。
この5つを自然とできるようになると、気づいたときには使える時間が増えていますよ。
ステップ1：使える時間を増やしたい目的を明確にする
はじめにすることは、目的を明確にすることです。
- 時間を増やしたい理由は何ですか？
- 忙しさをなくすことで何を実現したいですか？
- 自分の時間が増えたら何をしたいですか？
目的がなければ時間を増やしても持て余すだけになりますし、そもそも時間管理の必要性がないので、このあとのステップを実行する意味がありません。
目的を明らかにすることで、ステップが進んでいきますので、まずは時間管理をする目的を決めましょう。
ステップ2：使っている時間を把握する
次のステップは、現状を把握することです。
具体的には、一度1日の時間の使い方を書き出してみましょう。
7:00 起床
7:00～7:30 朝食、支度
7:30～8:00 通勤
8:00～8:30 始業までSNS
8:30～9:30 メールチェックと処理
9:30～10:00 ミーティング資料作成
10:00～11:00 チームミーティング
11:00～12:00 午後の会議資料作成 etc
30分や1時間単位ぐらいの大まかな使い方で大丈夫です。
今の時間の使い方を見えるようにすると、無駄にしている時間やもっと有効活用できそうな時間、短くできそうなタスクなどがわかります。
現状把握をすることで、今時間に追われている理由をはっきりさせ、どこを改善すればいいのかを明らかにすることが大切です。
今の時間の使い方を見直すだけで大きく改善することもよくあります。
1日だけでもいいので、とにかく書き出してみてください。
ステップ3：タスクを洗い出す
現状把握ができたら、タスクを洗い出します。
毎日する、毎週する、毎月する、それ以上の間隔の4つのタスクに分けると整理しやすいです。
また、仕事だけでなくプライベートのタスクも整理することをおすすめします。
そして、タスクとは「やるべき作業」を指しますが、やりたい行動もタスクとして洗い出しておくと、ステップ4と5が進めやすくなります。
私の場合は、平日ご飯のつくりおき、ブログの作成、読書の時間、子どもと遊ぶ時間などもタスクとして整理をしています。
自分がやりたい行動もタスクにしておくことで、スケジュールに組み込みやすくなるので、ぜひ実践してみてください。
ステップ4：行動の優先順位をつける
タスクが整理出来たら、タスクに優先順位をつけましょう。
この時によくでてくるのが時間管理のマトリクスです。
優先順位をつけることが苦手な人は、ひとまずこのマトリクスを活用してみましょう。
緊急度と重要度でタスクを4つの領域に分ける方法です。
Aは絶対に実行が必要なタスクなので、優先順位が最も高いです。
納期が迫っている仕事や急なトラブルの対応などが該当します。
Dは最も優先順位が低く、緊急度も重要度も低いので、一旦放っておきましょう。
BとCは状況によってどちらを優先するかは異なりますが、Bの領域が一番多いことが理想です。
将来のための自己投資や業務改善への取り組みなど、今すぐ実行しなくても問題ありませんが、将来に大きな影響を与えるタスクばかりです。
Cは緊急度が高いためつい優先的に実行してしまいがちですが、見直してみると実は不要なタスクもあったりします。
タスクをマトリクスで整理できたら、Dは完全にやめるか緊急度や重要度があがるまで放置をし、Cは不要なタスクがないか判断しましょう。
判断に迷った時は、人に頼ってみるのも方法です。
ステップ5：スケジュールに落とし込む
最後は、スケジュールに落とし込みましょう。
そのためにも手帳やアプリなどの時間管理ツールを活用することがおすすめです。
さっとんは、Lifebear（ライフベア）を使って管理をしています。
スマホでもパソコンでも見れるので便利なのと、無料でも十分な機能があるので愛用しています。
まずは優先順位で決めたAの領域からスケジューリングします。
その次に、C⇒Bの順で決めていきましょう。
Dはやってもやらなくてもいいものなので、放っておくのが一番です。
スケジュールを決める時に大切なのが、「余白を作る」ことです。
1日でも1週間でも、20%のゆとりを持ってスケジュール作成をしてください。
タスクが計画通りに進むことはまれで、突発的なトラブルや対応を求められることが必ずでてきます。
いつも計画を詰め込み過ぎて上手くいかない人は、余白を作ることで改善されることが多いので試してみてください。
この5つのステップを踏むことで、時間管理ができるようになっていきます。
ただ、タスクを整理したり、優先順位をつけたりすることには慣れも必要です。
これまで全く時間管理をしていない人が急に完璧にできるものではありません。
何度もステップを踏むことで自然とできるようになるので、少しずつ改善していきましょう。
まとめ
今回、上手く時間を活用できるようになる時間管理の実践方法を5つのステップで紹介しました。
使える時間が増えると人生の選択肢が大きく広がります。
さっとんは家族との時間を増やしたい一心で時間管理に取り組んできましたが、結果として自分の時間も増え、自己投資にも時間を使えています。
ここまで読んでもらったあなたも、自分の時間を増やして、本当に取り組みたいことに時間を費やしてください。
そして、自分の想い描く素敵な人生にしていきましょう！
